Nimmt der Assistent dann jeden Anruf ab?

Nur die, die Ihre Anlage umleitet. Mit einer Umleitung bei besetzt oder ohne Antwort bleibt Ihr Team die erste Stelle, und der Assistent springt ein, wenn niemand frei ist.

Wie viele Sekunden soll ich einstellen?

Üblich sind 15 bis 20 Sekunden, also vier bis fünf Klingeltöne. Länger lässt die Anrufer warten, kürzer nimmt Ihrem Team die Chance abzunehmen.

Kann der Assistent selbst einen Termin buchen?

Ja, wenn ein Kalender angebunden ist. Im Beispiel wollte die Anruferin zuerst nachsehen, deshalb hat er einen Rückrufwunsch aufgenommen.

Was ist, wenn drei Leute gleichzeitig anrufen?

Der Assistent führt mehrere Gespräche parallel. Wer umgeleitet wird, muss nicht warten, bis das vorherige Gespräch beim Assistenten fertig ist.

Alle Lösungen

Wenn die Leitung besetzt ist, nimmt jemand ab

Morgens um acht rufen alle gleichzeitig an. Wer schon telefoniert, hört das zweite Klingeln und kann nichts tun. Bei einer einzigen Leitung hört der zweite Anrufer das Besetztzeichen. Mit einer Umleitung bei besetzt oder nach einigen Sekunden ohne Antwort landet dieser Anruf beim Assistenten. Ihr Team nimmt weiter selbst ab, wann immer es kann.

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Wo es heute hakt

Spitzen kommen zu festen Zeiten

Montagmorgen, kurz nach Öffnung, nach der Mittagspause. In diesen Minuten verpassen Betriebe mit einer Leitung die meisten Anrufe.

Wer allein arbeitet, kann nicht abnehmen

Auf der Baustelle, am Kunden, in der Behandlung. Das Telefon klingelt genau dann, wenn beide Hände belegt sind.

So läuft ein Gespräch

Montag, 8.05 Uhr. Am Empfang läuft schon ein Gespräch.

Beispielgespräch

Anrufer
Grüessech, i sött wüsse, öb Dir am Donnschtig no öppis frei heit.
NOXO
Grüessech. Am Donnerstag sind noch zwei Zeiten frei, um 11 Uhr und um 15.30 Uhr. Soll ich eine davon reservieren?
Anrufer
Nei, i muess zersch luege. Chönnt mir öpper zrügglüte?
NOXO
Natürlich. Unter welcher Nummer erreicht man Sie am besten?
Anrufer
Null sibenesibezg, drü vier föif, sächs sibe, acht nün.
NOXO
077 345 67 89. Ich gebe das weiter, das Team meldet sich heute Vormittag bei Ihnen.

Beispielgespräch, gekürzt. Anrufer sprechen Mundart, der Assistent antwortet mit der deutschen Standardstimme.

Was dabei passiert

01Übernimmt den Anruf, den Ihre Anlage wegen besetzt umleitet
02Nennt die freien Zeiten, ohne zu buchen, weil die Anruferin noch nicht entscheiden will
03Wiederholt die diktierte Nummer zur Kontrolle
04Legt einen Rückrufwunsch mit Anliegen ins Postfach

Was danach bei Ihnen ankommt

Ein Rückrufwunsch mit Nummer und Anliegen statt einer unbekannten Nummer in der Anrufliste
Ihr Team telefoniert in Ruhe zu Ende und arbeitet die Liste ab, wenn es Zeit hat
Im Dashboard steht jeder übernommene Anruf mit Uhrzeit, so sehen Sie, wann Ihre Spitzen liegen

Was Sie dafür einstellen

01Bei Ihrem Telefonanbieter eine Umleitung bei besetzt und eine Umleitung nach einigen Sekunden ohne Antwort auf die NOXO-Nummer
02Ihre Öffnungszeiten, damit der Assistent sagen kann, wann zurückgerufen wird

Wo die Grenzen liegen

Der Assistent springt nur ein, wenn Ihre Anlage umleitet. Ohne Umleitung bei besetzt hört der zweite Anrufer weiterhin das Besetztzeichen.
Ob Ihre Anlage bei besetzt umleiten kann, hängt vom Anbieter und vom Gerät ab. Die meisten können es; bei älteren Telefonanlagen lohnt sich ein kurzer Blick in die Einstellungen.